みなさんは「一般事務」と聞いてどのようなことをする職業なのか説明出来ますか？一般事務に就いたことがない方は説明が難しいのではないでしょうか。
それだけに、未経験の方が一般事務に転職しようとしてもどのようなことが身につくのかイメージ出来ない方も多いでしょう。
本記事では、仕事内容に触れながら一般事務で身につくことについてお伝えいたします。
一般事務とは
一般事務とは、社内で様々なサポートをする職種のことをいいます。OA事務と呼ばれる場合もあります。業務内容は特定されていなく、多岐に渡った業務を遂行するのが一般事務の特徴です。
一般事務の具体的な仕事は下記が挙げられます。
■資料や契約書、請求書等の書類作成
■来客・電話・メール対応
■データの入力・集計
■書類コピー
■会議室の予約
■納期・在庫の確認
■スケジュール調整
■郵便物の受け取り・仕分け・発送
■ファイル整理
■備品の補充や購入
■事務所の清掃
これらは、基本的に特定のスキルや資格の取得が不要のため、未経験者も遂行出来るのが特徴です。
会社によって異なる一般事務の仕事内容
但し、一般事務は企業によって仕事内容が異なります。
大規模な会社
大規模な会社の場合、部署が細かく分かれており、一般事務はスキルを必要としない仕事を中心に任される傾向にあります。
また、「顧客情報のデータ入力業務」といったように、特定の業務のみを遂行する一般事務の場合もあります。
小規模な会社
小規模な会社の場合、労務や経理等が遂行する経費精算や勤怠管理、伝票処理、給与計算等の専門性を求められる業務を任されるケースがあります。
とはいえ、専門性を求められる業務については、スキルを持った社員のサポート役になります。いずれにせよ、一般事務はスキルを必要としない範囲で業務を遂行します。
身につくこと
次いで、一般事務の経験を通して身につくことについて触れていきます。
パソコンスキルの基礎
一般事務はパソコンの使用は避けられません。未経験で全くパソコンを使用した経験がない方でも、業務を通してパソコンスキルの基礎が身につきます。
具体的なパソコンスキルの基礎は下記が挙げられます。
●フォルダ作成
●ファイルの保存・管理
●ブラウザを利用したリサーチ
●メール作成
●タイピング
基礎中の基礎ではあるものの、全くパソコンスキルがない方にとっては、これらのスキルが身につくことは大きな一歩と言えるでしょう。
オフィス系ソフトの使用スキル
書類作成等を通して、ワードやエクセル等のオフィス系ソフトの使用スキルが身につきます。今や、オフィス系ソフトは書類作成の際には欠かせないソフトになっています。
接客マナー
外部の人と接する機会が多い職場の場合、一般事務でも来客応対をする機会が多いため、接客マナーが身につきます。
例えば、お茶を持っていく際の立ち振る舞い方や言葉遣い等が身につきます。
電話応対
一般事務は電話応対も重要な業務です。業務を通して電話の出方や取り次ぎ方、クレーム対応等の電話応対のスキルが身につきます。
電話応対のスキルは、多くの職種で必要とされます。身につけておくと後に役立ちます。
気配り力
社内のサポート役を担っているため、一般事務は周囲の人と連携を取るのがマストです。それだけに、一緒に働く人がスムーズに業務を遂行出来るように行動出来る気配り力が身につきます。
専門スキル
専門スキルが身につくケースもあります。
例えば、フォトショップやイラストレーター等の専門スキルを必要とする一般事務の場合もあります。また、海外とのやりとりをする場合はビジネス英会話力が欠かせません。そのような職場で働くと自ずと専門スキルが身につくのです。
専門性の高い事務職へキャリアアップ
たとえ未経験でスタートした一般事務も、経験を積めば本記事で挙げたようなスキルが身につきます。すると、一般事務を経験した先にキャリアアップが期待出来ます。
例えば、ワードやエクセル等のスキルが身につくと経理や営業事務等にキャリアアップが可能になります。
ですので、キャリアアップを見据えた一般事務への就職・転職もよいのではないでしょうか。