一般事務への転職で、最も不安の種になりやすいのは「面接で聞かれる質問内容」ではないでしょうか。無理もありません。一般事務は仕事の性質上、何を聞かれるか予想しづらいのです。
そこで、今回は一般事務に転職面接でよく聞かれる質問内容と、それに対する対策をお伝えします。
一般事務の面接で多い質問内容
はじめに、一般事務の面接で多い質問内容について触れていきます。
オフィスワークに関する役立つネタを提供している「OFFICE PLUS」がとったアンケート「事務の求人に応募したことがある方に聞きます。面接でどのようなことを重点的に聞かれましたか？」によると、次のような回答の割合になりました。
■持っている資格やスキル…43％
■これまでの学歴や職歴…31％
■志望動機…26％
引用元：https://www.saintmedia.co.jp/ws/ofplus/skill/265/
上記の結果を見る限り、一般事務への転職で最も重要視されるのは、「持っている資格やスキル」であることが分かります。なぜ、一般事務に「持っている資格やスキル」が重視されるのでしょうか。それは、一般事務では即戦力が求められる傾向にあるためです。とりわけ、中途採用ではその傾向が強いです。
では、上記3つの回答のうち、みなさんが気になっていると予想される「持っている資格やスキル」「志望動機」について、どのように質問のされ方をしたのか見ていきましょう。
持っている資格やスキル
「持っている資格やスキル」と回答した人は具体的に以下のように質問をされたようです。
・強味などを重点的に聞かれました。特にパソコンのスキルについては詳しく質問されました。（30代／女性／無職）
・やはり、エクセルやワードが使いこなせるかとか、パソコンの操作ができるか聞かれます（40代／女性／パートア
・エクセルなどの技術や経験の質問をされました。なので職歴も聞かれました。（30代／男性／会社員）
・パソコンを使う仕事がかなり多いので、ExcelやWord・PowerPointなど、どの程度知っているかを重点的に聞かれました。（40代／女性／専業主婦）
・仕事でかかせないパソコンのスキルと、英語が必要だったので英語力も確認された。（40代／女性／会社員）
引用元：https://www.saintmedia.co.jp/ws/ofplus/skill/265/
大半の人が、パソコン操作が出来るかどうかについて聞かれていました。中には、パソコン操作のスキルや経験について深く聞かれているので、面接官は、持っているスキルが現場で通用するのかどうかを確認していると考えられます。
それだけ、一般事務の仕事にはパソコンは欠かせないアイテムになっていると言えるでしょう。
志望動機
3番目に多い「志望動機」について聞かれた人は、志望動機以外に以下のような質問もされています。
・一口に事務といっても、会社の業種や担当した課などによって事務内容も変わってくるので、どんな内容の仕事をしてきたのかを聞かれます。（40代／女性／会社員）
・主に職歴を詳しく聞かれました。後日採用されましたが、話す態度や質問してきちんと答えられるかの応対能力を見ていたそうです。（30代／男性／専業主夫）
・やはりどのような仕事をしたいのか、これから仕事でどのような心構えで臨むつもりなのかと聞かれました。（20代／女性／学生）
・学歴や資格は履歴書を見たら分かるせいか、事務の募集が数ある中で、何故うちの会社なのかと言う事を聞かれたように思います（30代／女性／専業主婦）
引用元：https://www.saintmedia.co.jp/ws/ofplus/skill/265/
上記を見る限り、企業側は志望動機だけでなく、それを通して、次のようなことを見ようとしていることが分かります。
・これまで担当してきた仕事の細かい内容
・自社の一般事務に対応出来る能力があるかどうか
・志望動機の応え方から見える応対力のチェック
・仕事に対しての意欲とやる気のチェック
よくある質問内容に対する対策
以上の「持っている資格やスキル」「志望動機」に対して、スムーズに回答するためには、どのような対策をすればよいのでしょうか。以下でご説明させていただきます。
【よくある①】持っている資格やスキル
求められるスキルは主にパソコンに関するスキルです、ワードにエクセル、パワーポイント等の書類作成スキルが重視されます。
また、英語が必要になる職場は英語のスキル、特定のソフトを使用する職場等では、それに関するスキルが求められます。
例えば、「どのようなスキルが使えますか？」と聞かれたら、以下のように具体的な仕事内容とセットにして話すのが理想です。
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【回答例】 ワードやエクセル、パワーポイント等のオフィス系ソフトを扱っておりました。以前の職場では、営業事務として営業担当者の書類作成サポートを行っており、社内会議用の資料作成や、顧客用のプレゼン資料を主に担当していました。 |
また、自身が事務未経験だとしても、過去の経験から事務に活かせるものがあれば、スキルとしてアピールしてもよいでしょう。
【よくある②】志望動機
一般事務の志望動機を考える際は、以下3点を念頭に入れて考えるとよいです。
・「なぜ貴社なのか」を明確にする
・「求める人物像」をチェックする
・コミュニケーション能力があることをアピール
詳しくは、こちらの記事「事務所への転職に有利な志望動機の例文を一挙公開」で詳しく説明をしているので併せてご覧ください。それを見れば、志望動機の考え方をより理解出来ます。
その他の比較的多い質問内容
以上で触れた質問内容以外に、一般事務で以下のような質問をされる傾向にあります。
①なぜ一般事務を志望したのか
②就職後のプランについて
③自己PR
④前職ではどんなことをしてきたか
⑤スキルアップのために努力していることはあるか
⑥転職理由
⑦逆質問
それぞれ見ていきましょう。
【比較的多い①】なぜ一般事務を志望したのか
比較的多い質問として挙げられるのは、「なぜ一般事務を志望したのか」です。もし、それについて聞かれた場合の回答例としては以下が挙げられます。
・企業を支えるサポート役という立場である事務所から、企業で活躍したいという思いがある
・培ってきた知識やスキルを活かしたいため
上記を参考に、一般事務を志望した明確な理由を伝えましょう。
【比較的多い②】就職後のプランについて
企業は、応募者が業務に対して、どの程度の意欲があるのかを探るために、就職後のプランを聞いてくるケースが間々あります。そのため、企業で実現したいこと等を伝えるとよいでしょう。
【比較的多い③】自己PR
面接官は、自己PRを聞いて応募者の強みがどこにあるのか、をみています。一般事務においては、強みとなる要素は以下3点が挙げられます。
・パソコンスキル
・コミュニケーション力
・仕事への姿勢
上記の要素を、自分の体験談から話すことが大切です。例えばコミュニケーション力に自信があるようであれば、下記のように答えるとよいでしょう。
| 顧客からの問い合わせに対する電話対応をした際に、お客様が何を知りたいのかを丁寧にヒヤリングし、口頭で分かりやすく説明するように常に心掛けていました。また、担当部署の人に問い合わせの案件を引き継ぐ際に、円滑に話を進めやすいよう、これまでの詳細を伝えるようにした。 |
【比較的多い④】前職ではどんなことをしてきたか
この質問では、自社の事務で行われている業務を任せられるかどうかを確認しています。「前職の事務でどのようなことをしてきたのか」を聞かれた場合は、「見積書作成・給与計算・出退勤管理・電話応対・備品発注等を行っていた」といったように、具体的な業務内容を答えられるようにしておきましょう。
【比較的多い⑤】スキルアップのために努力していることはあるか
入社後、意欲的に仕事に取り組めるかどうかを探るために、面接官は「スキルアップのために努力していることはありますか」と質問をするケースがあります。
企業は、言われたことのみを遂行する受動的な事務員より、自分で考えて仕事に取り組める能動的な事務員を求めています。
スキルアップのために、前向きに取り組んでいることをアピールするようにしましょう。
【比較的多い⑥】転職理由
転職理由を聞かれることもあります。その際は、「退職しようと思ったきっかけ」「転職によって実現したいこと」の2つの要素を伝えましょう。正直に話すようにしましょう。
「退職しようと思ったきっかけ」については、例えば、残業が多いことが理由で退職をしたのであれば、「激務に疲れたので、もう少し余裕を持って働きたい」と正直に伝えましょう。
「転職によって実現したいこと」に関しては、「効率的に仕事を進めて成果を出したい」等、前向きな思いや意欲を伝えるようにしましょう。
【比較的多い⑦】逆質問
面接官からの質問が終わった後に、面接官から「何か質問はありますか。」という「逆質問タイム」があります。あなたから会社側に聞きたい質問を準備しておき、面接官に好印象を与えることが出来ます。
逆質問では、仕事に対する意欲や自身の長所をアピール出来るような逆質問をするとよいでしょう。逆質問についてはこちらの記事「転職面接の逆質問にはコツがある？隣と差がつく必勝法」で詳しく説明をしているので、ぜひ併せてご覧ください。
新卒で一般事務は不利
本記事では、転職者を対象にしていますが、新卒者についても少し触れさせていただきます。
一般事務は、持っているスキルや過去の経験が採用に有利に働くため、まだ社会人の経験がない学生等が応募する新卒採用では、採用に不利に働く傾向にあります。
ですので、新卒採用の場合は、学校での活動や部活で頑張った経験を伝えるとよいでしょう。企業は、応募者の姿勢を知りたがる傾向にあるので、内容や成果だけでなく、取り組んできた過程も伝えるのがコツです。
終わりに
一般事務の面接では主に、「持っている資格やスキル」「これまでの学歴や職歴」「志望動機」が質問されます。本記事では、それらの質問に対しての対策をお伝えしました。
一般事務の面接が控えている方は、スムーズに質問に答えられるよう、ぜひ本記事を参考にしてみてください。