転職活動をする方の中には、履歴書を入れる封筒はどのようなものにするのが理想なのか分からない、そう思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実際、採用担当者の方々の声を聞くと、以下のような意見を聞くことが出来ます。
・封筒が汚れていたり、書かれている字が乱筆だったりするとマイナス評価です（小売業・採用担当者）
・応募書類を扱う人のことを思って書類を入れてくれるといいが、そうした気配りがなく雑に入っていると印象が悪くなる（メーカー・人事部部長）
・宛名の書き方が間違っている方や、履歴書を折った状態で持参した方等は、社会人としての資質はないとみています。（サービス業・人事担当者）
採用担当者は履歴書の封筒から応募者の人となりを見ていることがうかがえます。つまり、履歴書の封筒が採用にも大きく響いてくる、とも言えるのです。
そこで、採用担当者によい印象をもってもらえるよう、転職活動を頑張る方に向けて、履歴書の封筒について手順を追いながら案内していきたいと思います。
封入する書類
まず封筒についてご紹介する前に、封入する書類についてお話します。
転職活動では、封筒に入れる書類に以下4点があります。
【書類①】履歴書
履歴書は必ずと言っていいほど、提出する書類です。採用に大きく関わります。
履歴書の書き方について、こちらの記事「履歴書作成にはコツがある？隣と差がつく書き方ガイド」で詳しく説明をしているので、併せてご覧ください。
【書類②】職務経歴書
職務経歴書の提出を求める企業も多いです。履歴書と同様、採用を左右する書類です。
職務経歴書の書き方については、こちらの記事「『職務経歴書の書き方』が書類選考突破のカギを握る」で詳しく説明をしているので、提出を求められている方は見てみてください。
【書類③】応募書類
応募書類とはエントリーシート等の会社指定の書類のことです。多くの企業は履歴書と職務経歴書の提出のみですが、会社によっては応募書類も求められることがあります。
書き方については、基本的に履歴書の書き方を参考にするとよいでしょう。
【書類④】添え状
履歴書を郵送する際は、添え状が別途必要になります。
書類データをメールで送る際、「書類をお送り致します。」と一言添えるように、履歴書を郵送する場合も、一文書き添えるのがマナーです。その役割を果たしてくれるのが“添え状”です。送付状とも言います。
書き方は下記のように、上から【日付】→【宛先】→【送り主】→【書き出し】→【応募経緯】→【自己PR、志望動機】→【結び】の順で記入していきましょう。
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⑴平成〇〇年〇月〇 ⑵ ⑶ ⑷拝啓 貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。 敬具 |
⑴【日付】送付状の日付は、郵送する日を書き入れましょう。
⑵【宛先】企業名は正式名称で記入しましょう。「株式会社」を「（株）」と省略しないようにしてください。採用担当者の氏名が不明の場合には、「採用ご担当者様」「人事部御中」等と記しましょう。
⑶【送り主】自身の連絡先を住所→電話番号→氏名の順に記載します。
⑷【書き出し】「拝啓」等の頭語から始める。
⑸【応募経緯】何がきっかけで求人を知ったのか等の、応募経緯を記述しましょう。
⑹【自己PR、志望動機】応募した理由、入社後はどのように活躍出来るか等を簡潔にアピールします。
⑺【結び】面接の申し込みと、最後は結語の「敬具」で締めくくります。
書類のコピーを取る
上記にお伝えした、「履歴書」「職務経歴書」「応募書類、「添え状」はいずれもコピーを取り、手元に控えを残しておきましょう。
面接では、書類に書かれた内容を基に質問をされます。そのため、予備があると面接の予習が出来ます。
封筒の種類
お待たせしました。ではここから、封筒にフォーカスしていきます。
【封筒の種類①】サイズは「角2」「角形A4」
封筒のサイズは、A4用紙を折らずに入れられる「角2号」か「角形A 4」をチョイスしましょう。
市販の履歴書には、“履歴書在中”と書かれた長封筒が付いている場合がありますが、書類を三つ折りに折り曲げないと入りません。折り曲げられた封筒は、採用担当者がファイリングしたり、コピーを取ったりする際に手間をかけてしまいます。
このことから、マイナスな印象を与えてしまう可能性が考えられます。
アルバイトやパートの応募の際は、この長封筒は問題ありませんが、転職に関しては向いていないので、使用は避けましょう。
【封筒の種類②】色は「白」
封筒の色には、主に茶色と白があります。転職活動では白い封筒を選びましょう。
茶色い封筒は薄く破れやすいため、先方の手元に到着する頃には、折れたり歪んだり等の見た目がよくない状態になっていることが考えられます。
その点、白封筒は茶封筒より厚くしっかりしているため、キレイな状態での提出が期待出来ます。
また、白封筒は紙が二重になっている等、中身が透けないようになっています。そのため、個人情報が載っている履歴書に白封筒は適しているのです。
ペンの種類
封筒に書き入れるペンも適したものをチョイスしましょう。
【ペンの種類①】性質は「油性」
封筒は雨に濡れる可能性があるため、「油性ペン」が適しています。油性ペンは雨に濡れてもほぼ滲みません。
一方、水性ペンや消えるペン（フリクションボール）は滲んでしまうため、封筒に書き入れるペンとしては適していません。
【ペンの種類②】太さは「やや太め」
角2号や角形A 4等の大きめな封筒には、「やや太めのペン」がマッチします。0.7㎜か1.0㎜のボールペン、またはサインペン等がよいでしょう。
細めのペンは、貧相に見えてしまい全体の見栄えがよくありません。また、油性マジックは裏移りしてしまう可能性があるため推奨しません。
郵送の場合の封筒作成
それでは、封筒の作成についてお伝えさせていただきます。
郵送と持参の場合では、書き方等が異なります。はじめに、郵送の場合の封筒作成をお伝えします。
封筒は、必ず手書きで記入をしましょう。ビジネスマンであれば宛名シールを印刷して利用する機会が多いかもしれません。しかし、履歴書を入れる封筒に関しては宛名シールの使用は避けましょう。「楽をしようとしている」「志望度が低い」等の悪印象を与えかねません。
封筒には両面を使って必要事項を記入していきます。表面と裏面に記入すべきことを、それぞれみていきましょう。
表面の書き方
表面に記入する内容は上の画像のように、上部に郵便番号、そして、右側から住所→宛名→「履歴書在中」の順に書き入れていきます。
【表面①】住所
住所を書く際に気を付ける点は、以下の通りです。
■住所は都道府県から書き、建物名等も省略せずに書く
■住所にローマ字が含まれている場合は上記画像のように縦に書く
■住所が一行におさまらない場合は、キリがよいところで改行し、一行目の書き出しよりも下の位置から二行目を書き始める
■「〇‐〇‐〇〇〇‐○〇ビル3階」のように‐（ハイフン）は使用せず、「丁目」「番地」「号」で記載する
■「番地」等は漢数字を用いて表記する
◆漢数字の書き方
漢数字の書き方は、桁数によって異なります。これは、長文になることを防ぐためです。例を用いてお伝えいたします。
・二桁の場合
「21」を書く時は「二一」ではなく「二十一」と記入します。
「20」のようにゼロがある場合は、「二十」と表記せず、漢数字の〇（れい）を用いて「二〇」と書いてください。
・三桁の場合
「221」を書く時は、「二百二十一」と記入すると長くなるため、「二二一」と“百”や“十”を省略した書き方にします。
「201」のようにゼロがある場合は、「二百一」と書かず、「二〇一」と書きます。
・四桁の場合
「2023」を書く時は、「二千二十三」と記入すると、やはり長くなってしまいます。そのため、「二〇二三」と簡潔に書きます。
【表面②】宛名
次は、宛名を書く際の注意点をみていきましょう。
■社名は封筒の中央より、やや右から書き始める
■「株式会社」を「（株）」と省略せずに書く
■部署や担当者名等は、会社名の次行に書く。なお、会社名の書き出しよりも下の位置から書き始める。
◆部署や担当者名を書く際の「御中」「様」の使い方
・会社、部署、係宛の場合は「御中」を最後に記入
例）株式会社△△△御中
株式会社△△△
人事部御中
株式会社△△△
人事部 採用係御中
・役職宛、担当者個人宛の場合は「様」を最後に書く
例）株式会社△△△
人事部 人事部長様
株式会社△△△
人事部 田中様
・個人名が不明な場合は「〇〇ご担当者様」と記載する
例）株式会社△△△
人事部 採用ご担当者様
【表面③】「履歴書在中」
宛名を書き終えたら、封筒の左下の箇所に、赤のペンで「履歴書在中」と書きましょう。記入をしたら、定規を使って「履歴書在中」を四角で囲いましょう。
履歴書以外に職務経歴書やエントリーシート等も一緒に送る場合は、「応募書類在中」と書きます。
これを書き記す目的は、重要書類が入っていることを示すためであり、開封時に破かないよう注意を促す意味も含まれています。
キレイに書く自信がない方は、文房具店や100円ショップ等で販売されている「履歴書在中」のスタンプを使用するのも手段です。
<h3>裏面の書き方</h3>
封筒の裏面には上記画像のように、左下に自身の住所・名前を書きます。表面に記入する住所と同様の注意点に留意しながら記入をしましょう。
書類の入れ方
封筒の両面に必要事項を記入したら、本記事のはじめにご説明させていただいた書類を封筒に入れていきます。ここで、ポイントとなるのが「書類の順番」と「クリアファイルに挟む」ことです。
【入れ方①】書類の順番
書類には入れる順番があります。上から添え状→履歴書→職務経歴書→その他の応募書類（エントリーシート等）の順番に整えましょう。
【入れ方②】クリアファイルに挟む
整えたら、折れたり水に濡れたりするのを防ぐために透明なクリアファイルに入れましょう。これで送付書類の準備は完了です。封筒に入れてください。
仕上げ
最後に仕上げです。封を閉じ、封字を記入していきましょう。
【仕上げ①】封を閉じる
封筒の封は、ノリを使って閉じましょう。ノリの種類はスティックタイプがオススメです。水のりは封筒がふやける恐れがあるため、推奨しません。
また、両面テープはノリに比べ簡単に開けることが出来ます。そのため、個人情報が記載されている履歴書等の重要書類には、両面テープ等は適していないと言えるでしょう。
【仕上げ②】封字を書く
封を閉じた後は、上記画像のように封字の“〆”（しめ）を記しましょう。 “〆”には未開閉であることを明示しています。似たような文字の“×”（バツマーク）やカタカナの“メ”等と混同しないように気をつけましょう。
【仕上げ③】最後に確認
これで封筒の作成は完成です。最後にチェックをしましょう。ここで不備があると、企業に届かなかったり、到着したとしても採用担当者にマイナスな印象を与えてしまったりする可能性があります。
下記についての確認を必ず行いましょう。
□記載した文言に誤字・脱字はないか
□適切な箇所に住所や宛先が書かれているか
□「履歴書在中」あるいは「応募書類在中」は記載し忘れていないか
□履歴書の角は折れていたり、シミ等で汚れていたりしないか
郵便局から郵送
封筒が仕上がったら郵送をしましょう。本記事では郵便局から郵送することを推奨します。
郵便局では切手料金を計算してもらえるためです。もし切手料金が足りないと、差出人に返送されたり、受け取る企業が不足分を支払わななければならなかったりと、不都合が生じてしまいます。
これらを防ぐためにも、郵便局で切手料金を計算してもらってから郵送する方がベストでしょう。
一方、コンビニ等では切手料金を計算してくれないことが多いです。
切手の料金・絵柄
とはいえ、都合によっては郵便局に行けない方もいるかもしれません。そのような方々のために、ご参考までに切手料金表と、適した切手の絵柄についてお伝えいたします。
【切手①】料金
切手料金は封筒のサイズや重さによって料金が異なります。下記の料金表をご参考ください。
| 郵便物の種類 | 重さ | 料金 |
| 定期郵便 （23.5×12×1センチ以内） | 25グラム以下 | 82円 |
| 26～50グラム | 92円 | |
| 定期外郵便（「角2」封筒など） | 50グラム以下 | 120円 |
| 51～100グラム | 140円 | |
| 101～150グラム | 205円 | |
| 151～250グラム | 250円 | |
| 251～500グラム | 400円 |
目安としては、角2封筒に「添え状・履歴書・職務経歴書」を入れると51～100グラムの間の重さになり、140円切手を貼ることが多いです。
【切手②】絵柄
切手の絵柄は、花や名所が描かれた切手を選んでください。キャラクターやマンガが描かれた切手は、転職活動の場では適した絵柄とは言い難いため、避けるべきです。
持参の場合の封筒作成
次は、履歴書を持参して面接時に渡す場合についてみていきましょう。
【持参①】添え状は不要
持参の場合は手渡しになります。そのため、郵送の場合に作成する添え状は必要ありません。
【持参②】封筒の書き方
封筒に書く内容は、下記の通りです。
■表面の書き方
履歴書を持参する場合は、手渡しになるため住所と宛名を書く必要はありません。当然、切手も貼らなくてOKです。
ただ、履歴書が入っている封筒であることを示すために、表面の左下に赤で「履歴書在中」もしくは「応募書類在中」と書きことを忘れないようにしましょう。
■裏面の書き方
封筒の裏面には、郵送と同じく自身の住所と名前を記入しましょう。加えて、住所・氏名の上部に履歴書を提出する年月日を記入してください。
【持参③】封筒に入れる
持参の場合でも、書類をクリアファイルに挟んで封筒に入れましょう。封筒に入れず裸の状態で書類を持参してしまうと、汚れたり折れてしまったりする恐れがあるためです。
また、「選考書類を丁寧に扱っている」という印象を与えることから、「仕事も丁寧にやりそう」というプラスなイメージを抱かせることが出来ます。
【持参④】封はしない
手渡したら、採用担当者は履歴書をすぐ見るので、ノリ付けはしないように注意しましょう。もちろん封字を書く必要もありません。
【持参⑤】封筒もファイルに挟む
封筒をそのままカバンに入れてしまうと、封筒自体が汚れたりする可能性もあります。キレイな状態で渡せるよう、封筒もクリアファイルに挟みましょう。
封筒より大きいクリアファイルがない場合は、上下から二重で挟むことではみ出している部分が折れることを防げます。
【持参⑥】手渡す際の注意点
封筒を手渡す際は、色んなシーンが考えられます。それぞれシーンに合わせた渡し方を心掛けましょう。
受付で手渡す場合
受付で履歴書を手渡す場合は、封筒をそのまま受付担当者に渡しましょう。封筒ごと渡すことで、面接官のもとへキレイな状態で届くことが期待出来ます。
面接官へ手渡す場合
面接官へ手渡す場合は、マナーが問われるため注意が必要です。手渡す際は下記の2つのシーンが考えられます。
■面接官が先にいるor同時入室の場合
面接官の目の前で、
①封筒からクリアファイルを出し
②クリアファイルから全ての書類を取り出し
③下から封筒、クリアファイル、書類の順に重ね
④面接官の読みやすい向きで渡す
この手順に沿って手渡しましょう。
くれぐれも履歴書を封筒に入れた状態で渡して、面接官に開封の手間をかけさせないように気を付けてください。
渡すタイミングは面接官の指示があってからでOKです。
■面接官が後から入室する場合
待っている間に、
①封筒から書類を挟んだクリアファイルを取り出し
②封筒の上にクリアファイルを重ね
③机の上に置く
上記のように準備しておきましょう。
面接官が入室したら、書類をクリアファイルから出します。そして、下から封筒、クリアファイル、書類の順に重ねた状態で、面接官が読みやすい向きで手渡しましょう。
受付担当者と面接官どちらに渡す際も、「本日は宜しくお願い致します」と一言添えて、お辞儀をしながら両手で手渡しましょう。
まとめ
封筒の作成についてお分かりいただけたでしょうか。郵送と持参では書き方も注意点も異なります。それぞれの提出方法に合わせた封筒を作成しましょう。
冒頭でお伝えした通り、履歴書だけでなく「封筒」からあなたの人となりを見られています。そのため、採用に大きく響くとも言えるでしょう。
採用担当者によい印象を与えられるよう、ぜひ本記事を参考に封筒の作成に取り組んでみてください。